Formato condicional II

De XTech Capacitacion

Opcionalmente puede realizarse otra actividad previa a esta, con menor dificultad.

Tabla de contenidos 1 Objetivo/s 2 Duración de la actividad 3 Procedimiento 4 Contenidos 5 Enunciados y material

Objetivo/s

• Mostrar la formación y aplicación de estilos en OOoCalc.
• Practicar sistemas de referencias relativas y absolutas.
• Experimentar aplicaciones no corrientes del formato condicional de celdas.

Duración de la actividad

1 hs

Procedimiento

1. Mostrar un digrama de Gantt realizado en Calc, de manera de demostrar que tipo de herramientas se pueden lograr con la aplicación.
   1. Es importante que se muestre desde el punto de vista de usuario en primera instancia, es decir, sin hacer incapié en la forma en que se realiza... sí en la funcionalidad del diagrama.
2. Pedirle a los cursantes que elaboren un nuevo estilo que servirá para pintar las celdas del diagrama (preferentemente sin decirles los pasos para hacerlo o dando lo imprescindible).
   1. Mientras realizan el nuevo estilo se puede ir comentando detalles de las pestañas que encuentran en la configuración del mismo. Siempre con la idea de que ellos sean los que descubran las posibilidades, más que dándoselas nosotros.
3. Explicar que es el formato condicional, comparándolo con la función SI.
   1. No mostrar dónde está la opción, sino pedirles que la encuentren.
   2. Preguntarles dónde correspondería aplicar el formato condicional para que diferencien las celdas origen, de las celdas destino.
   3. Mostrar que dentro del formateo condicional podemos anidar una función Y.
   4. Razonar en conjunto cómo y por qué se usan las referencias relativas y absolutas en este caso.
4. Pedirles que personalicen sus propios diagramas, procurando nuevos estilos distintos a lo visto en el ejemplo inicial.

Contenidos

Referencia relativa

A1 hace referencia a la celda en la columna A y fila 1. La referencia a un área contigua se consigue indicando la esquina superior izquierda del área, luego dos puntos y finalmente la celda inferior derecha del área. El área cuadrada de las primeras cuatro celdas en la esquina superior izquierda se llamaría de este modo A1:B2.

En esta forma de referencia a un área, la referencia a A1:B2 será una referencia relativa. Relativa significa en este contexto que la referencia se ajusta al área al copiar las fórmulas.

Referencia absoluta

En oposición a las referencias relativas existen las referencias absolutas que se escriben de la siguiente forma: $A$1:$B$2. Delante de cada dato usado como absoluto deberá figurar el signo del dólar.

OpenOffice.org puede transcribir, en la línea de entrada actual, todas las referencias relativas a absolutas y viceversa si pulsa la combinación de teclas (Mayús) (F4). Si comienza con una dirección relativa como A1, ocurre lo siguiente: Con la primera pulsación las filas y columnas se convertirán en absolutas ($A$1); con la siguiente lo hará sólo la fila (A$1), luego sólo la columna ($A1), y después se convertirán ambas de nuevo en relativas (A1).

OpenOffice.org Calc le muestra de manera esquemática las referencias a una fórmula. Si pulsa p.ej. en una celda sobre la fórmula =SUMA(A1:C5;D15:D24), ambas áreas referenciadas se destacarán en color. La parte de la fórmula "A1:C5" puede p.ej. aparecer en azul y el marco del área de celda referenciada en un tono azul. La siguiente parte de la fórmula "D15:D24" puede aparecer seleccionada de forma semejante en rojo.

¿Cuándo usar referencias relativas y cuándo absolutas?

¿Cómo se distingue una referencia relativa? Supongamos que desea calcular en la celda E1 la suma de las celdas en el área A1:B2. La fórmula que debe introducir en E1 debe ser: =SUMA(A1:B2). Si más tarde decide insertar una columna nueva delante de la columna A, los elementos que quiere sumar aparecerán entonces en B1:C2 y la fórmula en F1, en lugar de en E1. Por consiguiente, tras insertar la nueva columna, debería comprobar y corregir todas las fórmulas de la hoja, y posiblemente en otras hojas.

Afortunadamente, OpenOffice.org se encarga de ello. Después de insertar una nueva columna A, la fórmula =SUMA(A1:B2) se actualiza a =SUMA(B1:C2) de forma automática. Los números de fila también se ajustan automáticamente al insertar una nueva fila 1. Las referencias absolutas y relativas se ajustan en OpenOffice.org Calc siempre que se desplaza el área a la que se hace referencia. Tenga cuidado, no obstante, al copiar una fórmula, ya que en ese caso únicamente se ajustan las referencias relativas, no las absolutas.

Las referencias absolutas se utilizan cuando un cálculo hace referencia a una celda específica de la hoja. Si una fórmula que hace referencia precisamente a esa celda se copia a una celda situada más abajo que la original, la referencia se desplazará hacia abajo si no se han definido las coordenadas como absolutas.

Aparte de con la inserción de nuevas filas y columnas, las referencias también pueden cambiar si una fórmula que hace referencia a celdas específicas se copia en otra área de la hoja. Suponiendo que ha introducido la fórmula =SUMA(A1:A9) en la fila 10, si desea calcular la suma de la columna adyacente a la derecha, sólo tiene que copiar esta fórmula en la celda de la derecha. La copia de la fórmula en la columna B se ajustará automáticamente para obtener =SUMA(B1:B9).

Formato condicional

La orden de menú Formato - Formateado condicional abre un diálogo que permite definir un máximo de tres condiciones por celda, que se deben cumplir para que las celdas seleccionadas tengan un formato determinado.

Para aplicar formato condicionado, debe habilitar la función Cálculo automático. Seleccione Herramientas - Contenido de las celdas - Calcular automáticamente (aparece una marca de verificación junto al comando cuando la función de cálculo automático está activada).

El formateado condicional permite, por ejemplo, destacar los totales que están por encima del promedio de todos los totales. Si los totales cambian, el formato cambia según corresponda, sin necesidad de aplicar otros estilos de forma manual.

1. Seleccione las celdas que deban tener un formateado condicionado.
2. Active el comando Formato - Formateado condicionado .
3. Escriba las condiciones en el diálogo.

Enunciados y material

Aquí va el documento de ejemplo y la presentación gráfica correspondiente, si existe.